Joel og Ethan Coen. Elton John og Bernie Taupin. Doritos og Taco Bell. Samarbeid fører til banebrytende, kreativt arbeid. Fremtidens samarbeid ligger i samspillet mellom mennesker og maskiner, der KI-chatboter spiller en sentral rolle.

Utviklingen av samarbeid er nært knyttet til integrasjonen av kunstig intelligens (KI) og informasjonsstyring. Ifølge en rapport fra MIT Sloan Management Review og Boston Consulting Group lykkes virksomheter som legger vekt på samarbeid mellom KI og ansatte i større grad enn virksomheter som ikke gjør det.

KI kan brukes til å forbedre teamsamarbeid ved å strømlinjeforme prosesser, avdekke ny innsikt og øke produktiviteten. KI-teknologier kan for eksempel kobles sammen med verktøy for forretningskommunikasjon som samarbeidsplattformer og enhetlige kommunikasjonsløsninger, for å øke effektivitet, spare tid og forbedre prosesser.

En ting er klart: KI og informasjonsstyringssystemer vil være nøkkelkomponenter i fremtidens suksessfulle samarbeid. Ved å utnytte KI kan virksomheter forbedre teamsamarbeid, strømlinjeforme prosesser og øke produktiviteten.

Arbeide med KI

Eksperter på tvers av fagfelt er fascinert av mulighetene automatisering av dokument- og informasjonshåndtering med KI-chatboter som ChatGPT gir. Disse verktøyene som drives av avanserte språkmodeller (LLM-er) i bakgrunnen, er effektive samarbeidspartnere.

KI-chatboter gjør det mulig for ansatte å raskt finne relevant informasjon fra både interne og eksterne kilder ved å bruke enkle spørsmål. De kan også bruke KI-chatboter som ekte kreative samarbeidspartnere som gir forslag om og tilbakemeldinger på ideer.

Samarbeid mellom ansatte og KI er ikke den eneste måten avanserte teknologier påvirker måten oppgaver vil bli løst på i fremtiden. KI-drevet informasjonsautomatisering og forretningsprosessautomatisering vil omforme stillingsbeskrivelser og innhold slik vi kjenner dem.

Informasjonsstyring og kunstig intelligens

Da internett dukket opp på 1990-tallet, forventet mange at dette ville transformere de etablerte samarbeidsformene. Selv om internettinnovasjoner har bidratt til samarbeidsfordeler opp gjennom årene, mangler ansatte fortsatt et komplett verktøysett for å redusere manuelle oppgaver.

KI kan brukes til å forbedre søkefunksjoner innen informasjonsstyringssystemer, slik at brukere raskere kan finne relevant informasjon ved å utnytte kontekst, synonymer og brukerpreferanser. Disse forbedringene øker ikke bare produktiviteten, men oppmuntrer også til informasjonsdeling.

I tillegg revolusjonerer generativ KI (GenAI) informasjonsstyring ved å skape nytt innhold som tekst, bilder og videoer basert på informasjon lært fra et treningsdatasett. KI-teknologi adresserer også moderne utfordringer knyttet til informasjonsstyring ved å gjøre innhold lett tilgjengelig og delbart. Ved å integrere kunstig intelligens og maskinlæring i et informasjonsstyringssystem, oppnår man intelligente søkefunksjoner som øker produktiviteten og optimaliserer innholdsutnyttelsen.

Det solide samarbeidet mellom kunstig intelligens og informasjonsstyring gir oss smarte søkefunksjoner og evnen til å skape ny kunnskap og informasjon basert på eksisterende data.

Mens digital transformasjon flyttet noen prosesser til skyen, bruker ansatte fortsatt for mye tid på å legge inn, vedlikeholde, endre og søke etter informasjon. Informasjon er spredt i ulike systemer, og ansatte på høyere nivåer bruker anslagsvis 12 timer per uke på å søke etter nøkkelinformasjon.

Et informasjonstyringssystem, sammen med KI-løsninger, eliminerer separate systemer og automatiserer manuelle, feilutsatte prosesser som sløser bort de ansattes tid. Bransjeledende informasjonsstyringssystemer eliminerer informasjonskaos ved å automatisk organisere data uansett hvor de er lagret.

Innvirkningen av dokumentstyring og informasjonsstyring

Ansatte må ha tilgang til riktig informasjon til riktig tid. Informasjon lagres vanligvis som dokumenter, og de fleste virksomheter lagrer kritiske dokumenter i en rekke ulike systemer, inkludert:

• Depot
• Applikasjoner
• Delte filer
• ECM-systemer
• CRM-plattformer

Et intelligent dokumentstyringssystem bringer orden i kaoset. Ved hjelp av maskinlæring skaper systemet smarte forbindelser mellom innhold hvor som helst i en virksomhet, og merker dokumenter ved hjelp av metadata. Et slikt system lar arbeidere finne informasjon ved å søke etter det de leter etter, i stedet for å måtte vite hvor den relevante informasjonen er lagret.

Utfordringer og løsninger for samarbeid om arbeidsoppgaver

Fremtiden for ansatte er et frodig landskap av forbedret samarbeid og redusert rutinearbeid. Her er noen måter KI-automatiseringsprogramvare vil skape mer integrerte informasjonsmiljøer:

Oppretting av dokumenter

Å finne opp hjulet på nytt hver gang en ansatt vil opprette et nytt dokument er det motsatte av beste praksis for dokumenthåndtering. Dokumentautomatiseringsprogramvare lar ansatte enkelt opprette og bruke malbaserte dokumenter eller dokumentpakker. Disse verktøyene uten kode kan hjelpe selv ikke-tekniske brukere med å generere avanserte maler på kort tid.

Gjenfinning av dokumenter

Uten et robust dokumentstyringssystem er innholdskaos uunngåelig. KI for informasjonsstyring organiserer dokumenter og hjelper ansatte med å enkelt finne og bruke informasjon i riktig forretningskontekst.

Dokumentarbeidsflyter

Utveksling av filer mellom interessenter er vanlig praksis i de fleste virksomheter. Å håndtere denne prosessen manuelt er sløsing av tiden til de ansatte og kan føre til flaskehalser. KI-drevne prosessautomatiseringsverktøy fanger opp, lagrer og gjenskaper brukernes arbeidsflyter, slik at de ansatte kan fokusere på det som betyr noe og jobbe smartere.

OFTE STILTE SPØRSMÅL

Hva er fordelene med systemer for informasjonsstyring?

Informasjonsstyringssystemer sparer ansatte for tid brukt på rutinearbeid og reduserer feil knyttet til manuelle prosesser ved å automatisere innsamling, deling, vedlikehold, lagring og henting av viktige data. Dette gjør at ansatte kan bruke mer tid på mer krevende oppgaver og problemløsning.

Hva er arbeidsflytstyring?

Programvare for automatiserte prosesser fanger og forenkler vanlige arbeidsoppgaver, og når sitt fulle potensial i kombinasjon med kunstig intelligens.

Mange arbeidsflyter involverer deling, redigering og godkjenning av dokumenter. Når en bruker oppretter et dokument, skanner KI dokumentinnholdet for å igangsette arbeidsflyter og tildele tillatelser. Programvaren deler deretter automatisk dokumentet med personene som har behov for tilgang til dette, og automatiserer oppgaver i en ende-til-ende-prosess. Når noen fullfører sin del av en samarbeidsoppgave, varsler programvaren andre interessenter og minner dem på å fullføre sine arbeidsoppgaver. Dette sparer til for alle involverte.

Hvordan automatiserer man et dokument?

Dokumentautomatiseringsprogramvare er den raskeste og enkleste måten å automatisere oppretting og styring av dokumentmaler. KI-verktøy utvikler seg kontinuerlig ved å lære av hvordan brukerne jobber og samhandler med systemet. Verktøy for dokumentautomatisering gir smarte forslag til sortering og leverer proaktiv informasjon. De forbedrer også automatisk dokumentklassifisering og forbedrer dokument søkefunksjoner.