CPA Courtney Kunzig diskuterar automatisering inom redovisning
Automatisering av kunskapsarbete är på väg att omforma flera branscher. Detta gäller särskilt inom professionella tjänster. Inom denna sektor är kunskap ofta den primära leveransen.
Anställda inom redovisningsbranschen hanterar stora mängder kunddata. De hanterar också känslig information och har korta deadlines. Arbetsflöden, säkerhet och efterlevnad, kundnöjdhet och företagets tillväxt är viktiga prioriteringar för dessa yrkesgrupper.
M-Files Courtney Kunzig, Accounting Industry Solutions Manager, diskuterar hur automatisering av kunskapsarbete hjälper revisorer och andra yrkesverksamma inom professionella tjänster att arbeta smartare. Och att arbeta smartare innebär att de kan fokusera på att skapa värde för sina kunder och företag.
Utmaningar inom redovisning
Vilka är de specifika behoven hos redovisningsekonomer när det gäller kunskapsarbete?
Säkerhet och regelefterlevnad är enormt viktigt och kommer alltid att vara relevant för branschen. Varje företag är skyldigt att skydda sina kunders information och tillhandahålla säkra metoder för att dela, samla in och lagra känslig kundinformation.
Redovisningsbranschen är starkt reglerad av sina egna styrande organ och av statliga myndigheter.
Dessa tillsynsorgan letar alltid efter sätt att förbättra yrket och utfärdar regelbundet nya regler, riktlinjer och standarder, vilket kan göra det svårt för revisorer att hålla jämna steg med förändringarna.
System för automatisering av kunskapsarbete kan bidra till en robust säkerhetsmiljö genom att de automatiserar säkerhetskontrollerna och minskar den totala affärsrisken. De kan tillämpa nya regler på alla objekt utan att störa den dagliga verksamheten eller slutanvändarnas engagemang.
En del av de administrativa eller repetitiva uppgifter som företagen utför kan och bör automatiseras. Till exempel det lagstadgade kravet att behålla dokument i sju år. Granskningen och rensningen kan göras automatiskt med rätt system på plats. På samma sätt kan automatisering av behörigheter och åtkomst säkerställa att känsliga kunddata skyddas och att endast relevanta medlemmar av företaget har tillgång till dem.
System för automatisering av kunskapsarbete från början till slut förbättrar företagets tillväxt. De gör det möjligt för företag att konsekvent tillhandahålla samma kundupplevelse över många kundåtaganden. Detta skyddar och stärker företagets rykte. Det förbättrar också leveranshastigheten - revisorer kan standardisera och replikera processer snabbt och systematiskt, vilket gör att de kan göra mer när de använder bättre resurser. Dessutom möjliggör dessa end-to-end-system fler integrationer. Detta sparar tid och förbättrar datanoggrannheten genom att samma masterinformation distribueras automatiskt till alla system.
Digital omvandling
Berätta om hur AI-automatisering förändrar redovisningen.
Redovisningsbranschen är långsam när det gäller att förändra eller ta till sig ny teknik. Men företagen börjar investera i att modernisera verksamheten och teknikstackarna.
De fyra stora revisionsbyråerna satsar miljarder dollar på FoU inom AI i väntan på AI:s effekt på redovisningsbranschen. AI kan analysera stora datamängder efter specifika kriterier, anomalier med mera, vilket gör det möjligt för yrkesverksamma att identifiera och förstå relevant information snabbare.
AI:s förmåga att sammanfatta dokument är också avgörande för att spara tid. I stället för att en revisor ska behöva skanna hundratals sidor av ett kommersiellt hyresavtal kan AI snabbt analysera dem och peka på rätt sidor och rader i dokumentet under granskningen.
AI kommer också att förbättra säkerheten och efterlevnaden. Ett exempel: AI kan redigera känsliga klienter som personnummer eller skatteregistreringsnummer när data analyseras. Detta förhindrar att icke-auktoriserade användare ser känslig information. Detta kan vara särskilt relevant för att förhindra dataförlust eftersom redovisningsbyråer upplever hög personalomsättning varje år.
Hur tror du att automatiseringen av kunskapsarbetet kommer att tillgodose redovisningsbranschens behov?
Vi måste börja med att utbilda redovisningsbyråerna i vad den nya terminologin innebär. Knowledge work automation går längre än dokumenthantering och hjälper revisorer att automatisera administrativa och repetitiva uppgifter så att de kan fokusera på nya erbjudanden eller mer komplexa delar av ett uppdrag.
Företag måste öppna ögonen för potentialen i att implementera en plattform för automatisering av kunskapsarbete i takt med att branschen förändras. Vi ser brist på arbetskraft, införandet av AI, nya intäktsströmmar som kundrådgivningstjänster och ESG-rapporteringsregler med mera. Företagen måste hitta sätt att hålla jämna steg med branschen som förändras runt omkring dem. De ser också ett betydande tryck från kunderna att göra mer arbete snabbare. De måste införa teknik för att möta de växande behoven hos sin kundbas för att förbli konkurrenskraftiga.
Vem drar nytta av Knowledge Automation?
Ser du några typer av redovisningsorganisationer som är mottagliga för automatisering av kunskapsarbete?
Ja, absolut. Det har skett en stor förändring mot skapandet av innovationsteam eller team för digital transformation internt inom revisionsbyråer. Dessa team ägnar sig året runt åt att analysera företagens teknikpaket och identifiera områden som kan förbättras. Detta gör det möjligt för byråerna att undersöka och implementera ny teknik när det passar dem, även under de mer hektiska säsongerna.
Å andra sidan har interna redovisningsavdelningar så många dokument, så många fakturor och mycket att hålla reda på i allmänhet. De hanterar också känslig information som löner och lönebesked. Att använda automatisering av kunskapsarbete för att bygga in säkerhetskontroller och hantera information är verkligen viktigt för interna avdelningar.
Vilka funktioner och egenskaper gör automatisering av kunskapsarbete till ett värdefullt verktyg för redovisningsteam?
Det finns så många funktioner som kan vara till nytta för revisorer. Till exempel kan automatisering av kunskapsarbete standardisera alla namngivningskonventioner som klient, engagemang etc. Klientinformation kommer automatiskt att märkas med samma stavning och skiljetecken, vilket eliminerar problem som till exempel att sortera "M-Files and Co." i en annan mapp än "M-Files and Company." Detta gör att användare och system är konsekventa och sparar tid genom att säkerställa en enda sanningskälla.
Genom att standardisera dokument med hjälp av företagsgodkända mallar och indexering kan ny personal lättare hitta historisk information om kunderna, vilket i sin tur gör det snabbare att starta upp ett uppdrag och även förbättrar kundnöjdheten - kunderna behöver inte skicka historisk dokumentation på nytt eller förklara samma begrepp år efter år.
Dessutom underlättar automatiseringen av arbetsflöden kommunikationen mellan avdelningarna. Med arbetsflöden kan partners och chefer begära bemanning för ett uppdrag. HR får meddelandet automatiskt och tilldelar personal. Arbetsflöden kan innehålla dokument och objekt, och de kan kopplas till andra system via integrationer för att minimera manuell kontakt och maximera automatiserade uppgifter och behandlingar. Det finns ingen anledning att riskera att kommunikationen går förlorad i en e-postinkorg. Att samla all information på ett ställe och automatisera den är en stor fördel.
Metadata är också perfekt för innehållshantering för att hjälpa andra att enkelt hitta det de behöver. System för innehållshantering i företag, som drivs av metadata, ger en enda sanningskälla utan någon mapphierarki att navigera i. Du kan söka efter dokumentinnehåll, kund, uppdrag eller år - en stor förändring för revisorer när de börjar på ett nytt företag eller hos en ny kund.
Viktiga lärdomar för redovisningsexperter
Nämn tre saker som du vill att folk i redovisningsbranschen ska veta om automatisering av kunskapsarbete.
Framtiden för redovisning ser helt annorlunda ut än vad många av oss kanske trodde 2018, nu när vi befinner oss i 2024. Byråerna måste ta AI-utvecklingen på allvar eftersom rekryteringsläget, kundernas förväntningar, regleringar och teknik kan vara mer osäkra än någonsin. Redovisningsbyråer måste vara förberedda med ökad kapacitet genom att utnyttja teknik för att möta efterfrågan.
Företag som är intresserade av att skala upp genom M&A-transaktioner eller göra ägarförändringar med PEG:er kan göra dessa transaktioner mer sömlösa med teknikplattformar som enkelt kan anslutas till nya och äldre system. Detta kommer att minimera många av de problem som följer med förändringshantering.
Slutligen kan alla dra nytta av förbättrad säkerhet och efterlevnad, vilket säkerställer att din information är säker före omfattande utbildning av anställda. Med rätt säkerhetskontroller inbyggda i en plattform för automatisering av kunskapsarbete kan du lita på att samma säkra processer tillämpas korrekt varje gång utan att slutanvändaren behöver involveras.
