M-Files Personvernerklæring for jobbsøker

Sist oppdatert: 26.3.2024

INTRODUKSJON
M-Files er forpliktet til å beskytte og respektere ditt privatliv. Denne personvernerklæringen beskriver hvilke personopplysninger M-Files samler inn fra deg og hvordan vi behandler disse dataene.

M-Files gir en neste generasjons intelligent informasjonsadministrasjonsplattform som forbedrer virksomhetens ytelse ved å hjelpe folk med å finne og bruke informasjon mer effektivt. M-Files forener systemer, data og innhold på tvers av organisasjonen uten å forstyrre eksisterende systemer og prosesser eller kreve datamigrering.

Personopplysningene vi behandler kontrolleres av:

M-Files Oy (0686200-7)
Peltokatu 34C, 33100 Tampere, Finland
[email protected]
og våre konsernselskaper (heretter «vi»)

Databeskyttelsesansvarlig: [email protected]

 

Hva er formålet og det juridiske grunnlaget for behandling av personopplysninger?

Formålet med å behandle personopplysninger er å motta og behandle jobbsøknader og administrere våre rekrutteringsprosesser. Vi behandler data knyttet til rekrutteringsprosessen til personene som har søkt på våre stillinger for å muliggjøre kontakt med søkeren og for beslutningstaking ved fylling av stillingene.

Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger er:

  • vår legitime interesse, som er basert på behovet for å behandle personopplysninger for rekrutteringsformål og som er dannet av forbindelsen mellom oss eller
  • ditt samtykke, som kan bes om for eksempel i følgende situasjoner:
    • samle inn personopplysninger fra referanser
    • behandling av personopplysninger i skikkethetsvurderinger
    • behandling av personopplysninger når du utfører medisinske tester

Hvilke personopplysninger behandler vi?

Vi behandler følgende personopplysninger om jobbsøkere:

  • grunnleggende informasjon som fornavn, fødselsdato, språk, brukernavn og/eller annen identifikator, passord;
  • kontaktdetaljer som privat e-postadresse, privat telefonnummer, hjemmeadresse;
  • informasjon om den aktuelle stillingen som informasjon om ansettelsesarten og -typen og informasjon om kontaktpersonene som er utpekt for søknadsprosessen, lønnsforespørsel, informasjon om begynnelsen av jobben. Mer spesifikke detaljer vises i jobbsøkingsannonsen;
  • viktig informasjon om egnethet som du har gitt oss i forbindelse med rekrutteringsprosessen og annen informasjon om deg selv, din bakgrunn etc. som fotografi, informasjon om studier og utdanning, yrke, informasjon om arbeidshistorie (som arbeidsgivere, ansettelsesstart og arbeidsforholdets art), språkkunnskaper, andre spesielle ferdigheter og kompetanse, beskrivelse av personlige egenskaper, ulike typer sertifikater og sertifikater på internett og referanser til kilder og porteføljer og vurderinger på Internett. referanser og personlighets- og egnethetsvurderinger utført basert på ditt samtykke og informasjon om dem;
  • informasjon om forløpet av rekrutteringsprosessen, for eksempel informasjon om følgende intervjuer eller avbrudd i rekrutteringsprosessen;
  • annen mulig informasjon som du har gitt oss frivillig i forbindelse med rekrutteringsprosessen eller spesifikt publisert for profesjonelle formål, for eksempel en LinkedIn-profil eller informasjon vi har samlet inn separat basert på ditt samtykke.

Oppgi dine data er et krav for at vi skal kunne komme videre i søknadsprosessen.

Hvor mottar vi personopplysninger fra?

Informasjonskilden er først og fremst deg som jobbsøker. Andre informasjonskilder brukes innenfor rammene av gjeldende regelverk. Vi kan bruke rekrutteringskonsulenter ved behov.

Ved å sende inn en jobbsøknad samtykker du til at vi samler inn informasjon fra profilen din publisert for profesjonelle formål i den grad innsamling av data er nødvendig og relatert til jobbutførelse tatt i betraktning den ledige stillingen.

Hvem avslører og overfører vi data til, og overfører vi data utenfor EU eller EØS?

Vi behandler data selv og bruker underleverandører som jobber på våre vegne for behandling av personopplysninger (IT-håndtering, rekrutteringstjenester).

Som regel utleverer vi ikke jobbsøkerdata til eksterne parter, med mindre vi har bedt om og mottatt ditt samtykke til utlevering av f.eks. skikkethetsvurderinger.

Vi kan avsløre personopplysninger du oppgir til våre datterselskaper og tilknyttede selskaper, eller en påfølgende eier, medeier eller operatør av tjenestene og deres rådgivere i forbindelse med en bedriftsfusjon, konsolidering, restrukturering, salg av så å si alle våre aksjer og/eller eiendeler, eller i forbindelse med konkursbehandling, eller annen bedriftsreorganisering. Vi kan selge, overføre eller på annen måte dele noen eller alle sine eiendeler, inkludert dine personopplysninger, i forbindelse med en fusjon, oppkjøp, omorganisering eller salg av eiendeler eller i tilfelle konkurs.

Vi bruker underleverandører for å behandle personopplysninger på vegne av og for oss. Vi har delvis outsourcet behandlingen av personopplysninger til underleverandører for følgende tjenester:

  • Økonomistyring (inkl. lønns- og regnskapstjenester)
  • Menneskelige ressurser
  • IT-ledelse

Vi har sikret beskyttelsen av dine data ved å inngå nødvendige kontrakter med underleverandørene.

Vi overfører personopplysninger utenfor EU/EØS. Når personopplysninger behandles utenfor EU/EØS, sørger vi for at underleverandøren har forpliktet seg til å bruke EU-kommisjonens standard kontraktklausuler eller annen tilstrekkelig beskyttelse som foreskrevet av EUs generelle databeskyttelsesforordning (GDPR).

Hvordan beskytter vi dataene og hvor lenge lagrer vi dem?

Kun de av våre ansatte, som på vegne av sitt arbeid har rett til å behandle personopplysninger, har rett til å bruke systemene som inneholder personopplysninger. Hver bruker har et personlig brukernavn og passord til systemet. Dataene samles inn i databaser som er sikret med brannmurer, passord og andre tekniske tiltak. Kommunikasjonen mellom serveren og brukerens klient er sikret. Personene som behandler data er bundet av taushetsplikt. Databasene og sikkerhetskopiene deres er i låste lokaler sikret med tilgangskontroll og kan kun nås av visse forhåndsutpekte personer.

Vi lagrer personopplysninger bare så lenge det er nødvendig på grunn av formålet med bruken. Data kan i prinsippet brukes i seks (6) måneder for jobbsøking. Dataene blir ødelagt om to (2) år. Hvis du blir vår ansatt, lagrer vi dataene du har oppgitt som jobbsøker og informasjonen knyttet til rekrutteringsprosessen som en del av din HR-profil i henhold til vår personvernerklæring for våre ansatte.

Vi vurderer behovet for å lagre data regelmessig med tanke på gjeldende lovgivning. I tillegg tar vi oss av slike rimelige tiltak som sikrer at ingen uforenlige, utdaterte eller unøyaktige personopplysninger, tatt i betraktning formålet med behandlingen, lagres. Vi retter eller sletter slike data uten forsinkelse.

Hvilke rettigheter har du som registrert?

Du har rett til innsyn i personopplysningene som er lagret om deg selv og rett til å kreve retting eller sletting av opplysningene. I den grad behandlingen er basert på samtykke, har du også rett til å trekke tilbake eller endre samtykket ditt. Å trekke tilbake samtykket ditt påvirker ikke lovligheten av behandlingen før tilbaketrekkingen av samtykket.

Du har rett til å protestere mot eller kreve begrensning av behandlingen av opplysningene dine og til å sende inn en klage til tilsynsmyndigheten.

På grunnlag av din spesielle situasjon har du også rett til å motsette deg andre behandlingsaktiviteter når det rettslige grunnlaget for behandlingen er den berettigede interessen. I forbindelse med forespørselen din skal du identifisere den spesifikke situasjonen, basert på som du protesterer mot behandlingen. Vi kan avslå forespørselen om innsigelse bare på juridisk grunnlag.

Ansvarsfraskrivelse for personvern for innbyggere i California

Denne ansvarsfraskrivelsen supplerer informasjonen som finnes andre steder i denne personvernerklæringen og gjelder utelukkende for fysiske personer bosatt i delstaten California, USA. Alle begreper som brukes i denne delen har samme betydning som definert i California Consumer Privacy Act av 2018.

"Personopplysningene" vi samler inn fra deg er slik informasjon som identifiserer deg, beskriver deg eller kan være knyttet til deg. De personlige opplysningene vi samler inn om deg, finnes i delen med tittelen "Hvilke personopplysninger behandler vi?" av denne personvernerklæringen. Vi samler inn denne personopplysningen primært fra deg som jobbsøker, men andre kilder kan brukes når det er tillatt i henhold til gjeldende lover.

Dine personopplysninger behandles av M-Files gruppe av selskaper og av underleverandører som jobber på våre vegne, for eksempel rekrutteringskonsulenter eller lønns- og regnskapstjenester, med det formål å vurdere jobbsøknader og gjennomføre intervjuer med søkere. Vi har inngått nødvendige avtaler med våre underleverandører for å sikre beskyttelse av dine personopplysninger. Vi vil ikke utlevere dataene dine til noen eksterne parter uten ditt samtykke.

Dine personopplysninger kan bli utlevert til våre datterselskaper og tilknyttede selskaper, etterfølgende eier, medeier eller operatør av tjenestene og deres rådgivere i forbindelse med fusjon, konsolidering, restrukturering, salg av i det vesentlige alle aksjer og/eller eiendeler, eller i forbindelse med konkursbehandling eller annen selskapsreorganisering. Dine personopplysninger kan bli solgt, overført eller på annen måte delt i forbindelse med fusjon, oppkjøp, omorganisering eller salg av eiendeler eller ved konkurs.

Under CCPA har du visse rettigheter i forhold til din personlige informasjon og hvordan den behandles av oss.

Du har rett til ikke å motta diskriminerende behandling når du utøver personvernrettighetene dine i henhold til CCPA.

Du har rett til å vite hvilke personopplysninger knyttet til deg som ble samlet inn og vedlikeholdt av oss, hvordan de samles inn og hvordan de avsløres. Du kan be om avsløring av informasjonen som samles inn av oss og vår behandling av denne informasjonen ved å sende inn en forespørsel (forespørsel om å vite) på [email protected]. Du kan komme med en slik forespørsel i fri form ved å oppgi at du ber om å få vite hvilke personopplysninger knyttet til deg vi behandler. For å etterkomme forespørselen din, krever CCPA at vi bekrefter identiteten din. For å gjøre det, skal følgende informasjon samles inn fra deg:

  • din kontaktinformasjon;
  • en kopi av ditt identifikasjonsdokument utstedt av den relevante myndigheten ...

Kopi av identifikasjonsdokumentet ditt skal sendes gjennom en sikker dokumentdelingstjeneste, gjennom en lenke som vil bli kommunisert til deg av M-Files etter mottak av forespørselen din. Etter bekreftelse av identiteten din, skal kopien av identifikasjonsdokumentet tilintetgjøres uten unødig forsinkelse.

Du har også rett til å be om sletting av dine personopplysninger som vi har samlet inn. Forespørsler om å slette informasjon kan kommuniseres til oss på [email protected] eller via fysisk post på følgende adresse:

M-Files Inc.,
500 West 2nd Street, Suite 1850,
Austin, TX 78701
USA

I likhet med vår etterlevelse av forespørsler om å vite hvilken informasjon som behandles av oss, må vi bekrefte identiteten din. Din identitet når du sender inn forespørsler om sletting vil bli verifisert som beskrevet ovenfor. I tillegg kan forespørsler om sletting bli kommunisert til oss i fri form, på samme måte som forespørsler om å vite.

Du har rett til å sende inn forespørsler om å vite og forespørsler om å slette gjennom en autorisert agent. For å forsikre oss om at agenten har rett til å representere deg ved innsending av forespørsler, skal vi be denne agenten om å fremlegge en fullmakt eller annet slikt skriftlig dokument som beskriver omfanget av agentens representasjon av deg i slike saker.

Kontaktinformasjon

Hvis du har spørsmål, kommentarer eller bekymringer angående denne personvernerklæringen, personvernet ditt når det gjelder bruk av personopplysninger, eller beskyttelsen av personopplysningene vi har om deg, vennligst kontakt:

Petra Rosvall
Maistraatinportti 1, 00240 Helsinki, Finland
+358 44 978 2295
[email protected]

Vi forsøker å raskt løse eventuelle problemer du måtte ha.

For å lære mer informasjon om M-Files Selskapets personvernpolicy, vennligst besøk her .