M-Files Avis de confidentialité des candidats à l'emploi

Dernière mise à jour : 26.3.2024

INTRODUCTION
M-Files s'engage à protéger et à respecter votre vie privée. Le présent avis de confidentialité décrit les données à caractère personnel que M-Files recueille auprès de vous et la manière dont nous traitons ces données.

M-Files est une plateforme de gestion intelligente de l'information de nouvelle génération qui améliore les performances de l'entreprise en aidant les personnes à trouver et à utiliser l'information de manière plus efficace. M-Files unifie les systèmes, les données et les contenus à travers l'organisation sans perturber les systèmes et les processus existants ni nécessiter de migration de données.

Les données personnelles que nous traitons sont contrôlées par :

M-Files Oy (0686200-7)
Peltokatu 34C, 33100 Tampere, Finlande
[email protected]
et les sociétés de notre groupe (ci-après "nous")

Délégué à la protection des données : [email protected]

 

Quelle est la finalité et la base juridique du traitement des données à caractère personnel ?

L'objectif du traitement des données personnelles est de recevoir et de traiter les demandes d'emploi et de gérer nos processus de recrutement. Nous traitons les données relatives au processus de recrutement des personnes qui ont postulé à nos postes afin de pouvoir contacter le candidat et de prendre une décision lors de l'attribution des postes.

La base juridique du traitement des données personnelles est la suivante :

  • notre intérêt légitime, qui est fondé sur la nécessité de traiter les données à caractère personnel à des fins de recrutement et qui découle du lien qui nous unit, ou
  • votre consentement, qui peut être demandé par exemple dans les situations suivantes :
    • la collecte de données à caractère personnel auprès de références
    • le traitement des données à caractère personnel dans le cadre des évaluations d'aptitude
    • le traitement de données à caractère personnel lors de l'exécution de tests médicaux

Quelles sont les données personnelles que nous traitons ?

Nous traitons les données personnelles suivantes des candidats à l'emploi :

  • des informations de base telles que le prénom, la date de naissance, la langue, le nom d'utilisateur et/ou un autre identifiant, le mot de passe ;
  • les coordonnées telles que l'adresse électronique privée, le numéro de téléphone privé, l'adresse du domicile ;
  • des informations concernant le poste en question telles que des informations sur la nature et le type d'emploi et des informations sur les personnes de contact désignées pour le processus de candidature, la demande de salaire, des informations sur le début de l'emploi. Des détails plus précis figurent dans l'annonce de recherche d'emploi ;
  • les informations importantes concernant l'aptitude que vous nous avez fournies dans le cadre du processus de recrutement et d'autres informations vous concernant, votre parcours, etc. telles qu'une photographie, des informations sur les études et la formation, la profession, des informations sur les antécédents professionnels (tels que les employeurs, la date de début et la durée de l'emploi et la nature des tâches), les compétences linguistiques, d'autres aptitudes et compétences particulières, une description des caractéristiques personnelles, différents types de certificats et d'évaluations et des références aux portfolios, aux profils et à d'autres sources sur l'internet, ainsi que des références et des évaluations de la personnalité et des aptitudes effectuées sur la base de votre consentement et des informations à leur sujet ;
  • les informations relatives au déroulement du processus de recrutement telles que les informations relatives aux entretiens suivants ou à l'interruption du processus de recrutement ;
  • d'autres informations éventuelles que vous nous avez fournies volontairement dans le cadre du processus de recrutement ou spécifiquement publiées à des fins professionnelles, telles qu'un profil LinkedIn ou des informations que nous avons collectées séparément sur la base de votre consentement.

La communication de vos données est nécessaire pour que nous puissions avancer dans le processus de candidature.

D'où proviennent les données à caractère personnel que nous recevons ?

La source d'information est principalement vous, en tant que demandeur d'emploi. D'autres sources d'information sont utilisées dans les limites de la réglementation applicable. Nous pouvons faire appel à des consultants en recrutement si nécessaire.

En soumettant une demande d'emploi, vous consentez à ce que nous collections des informations à partir de votre profil publié à des fins professionnelles, dans la mesure où la collecte de données est nécessaire et liée à l'exécution du travail, compte tenu du poste à pourvoir.

À qui divulguons-nous et transférons-nous des données, et transférons-nous des données en dehors de l'UE ou de l'EEE ?

Nous traitons nous-mêmes les données et faisons appel à des sous-traitants qui travaillent en notre nom pour le traitement des données à caractère personnel (gestion informatique, services de recrutement).

En règle générale, nous ne divulguons pas les données relatives aux candidats à l'emploi à des tiers, sauf si nous avons demandé et obtenu votre consentement pour la divulgation, par exemple, d'évaluations d'aptitudes.

Nous pouvons divulguer les données personnelles que vous fournissez à nos filiales et sociétés affiliées, ou à un propriétaire, copropriétaire ou opérateur ultérieur des services et à leurs conseillers dans le cadre d'une fusion, d'une consolidation ou d'une restructuration d'entreprise, de la vente de la quasi-totalité de nos actions et/ou de nos actifs, ou dans le cadre d'une procédure de faillite ou d'une autre réorganisation d'entreprise. Nous pouvons vendre, transférer ou partager d'une autre manière tout ou partie de nos actifs, y compris vos données personnelles, dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition, d'une réorganisation ou d'une vente d'actifs ou en cas de faillite.

Nous faisons appel à des sous-traitants pour le traitement des données à caractère personnel en notre nom et pour notre compte. Nous avons confié une partie du traitement des données à caractère personnel à des sous-traitants pour les services suivants :

  • Gestion financière (y compris les services de paie et de comptabilité)
  • Ressources humaines
  • Gestion des technologies de l'information

Nous avons assuré la protection de vos données en concluant les contrats nécessaires avec les sous-traitants.

Nous transférons des données à caractère personnel en dehors de l'UE/EEE. Lorsque des données à caractère personnel sont traitées en dehors de l'UE/EEE, nous nous assurons que le sous-traitant s'est engagé à utiliser les Clauses contractuelles types de la Commission européenne ou toute autre mesure de sauvegarde adéquate telle que prescrite par le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE.

Comment protégeons-nous les données et combien de temps les conservons-nous ?

Seuls nos employés qui, dans le cadre de leur travail, ont le droit de traiter des données à caractère personnel, sont autorisés à utiliser les systèmes contenant des données à caractère personnel. Chaque utilisateur dispose d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe personnels pour accéder au système. Les données sont collectées dans des bases de données sécurisées par des pare-feu, des mots de passe et d'autres mesures techniques. Les communications entre le serveur et le client de l'utilisateur sont sécurisées. Les personnes qui traitent les données sont tenues au secret professionnel. Les bases de données et leurs sauvegardes se trouvent dans des locaux fermés à clé et sécurisés par un contrôle d'accès et ne sont accessibles qu'à certaines personnes désignées à l'avance.

Nous ne conservons les données personnelles que pendant la durée nécessaire à leur utilisation. En principe, les données peuvent être utilisées pendant six (6) mois pour la recherche d'un emploi. Si vous devenez notre employé, nous conservons les données que vous avez fournies en tant que candidat et les informations relatives au processus de recrutement dans le cadre de votre profil RH, conformément à notre avis de confidentialité pour nos employés.

Nous évaluons régulièrement la nécessité de stocker les données en tenant compte de la législation applicable. En outre, nous prenons des mesures raisonnables pour garantir qu'aucune donnée personnelle incompatible, obsolète ou inexacte, compte tenu de la finalité du traitement, n'est stockée. Nous corrigeons ou effaçons ces données sans délai.

Quels sont vos droits en tant que personne concernée ?

Vous avez le droit d'accéder aux données personnelles stockées vous concernant et le droit d'exiger la rectification ou l'effacement des données. Dans la mesure où le traitement est fondé sur le consentement, vous avez également le droit de retirer ou de modifier votre consentement. Le retrait de votre consentement n'affecte pas la légalité du traitement effectué avant le retrait du consentement.

Vous avez le droit de vous opposer ou d'exiger la limitation du traitement de vos données et de déposer une réclamation auprès de l'autorité de contrôle.

Pour des raisons tenant à votre situation particulière, vous avez également le droit de vous opposer à d'autres activités de traitement lorsque la base juridique du traitement est l'intérêt légitime. Dans le cadre de votre demande, vous devez identifier la situation particulière sur laquelle vous vous opposez au traitement. Nous ne pouvons refuser la demande d'opposition que pour des raisons juridiques.

Clause de non-responsabilité pour les résidents de Californie

Le présent avis de non-responsabilité complète les informations figurant ailleurs dans le présent avis de confidentialité et s'applique uniquement aux personnes physiques résidant dans l'État de Californie, aux États-Unis. Tous les termes utilisés dans cette section ont la même signification que celle définie dans la loi californienne de 2018 sur la protection de la vie privée des consommateurs.

Les "informations personnelles" que nous recueillons auprès de vous sont des informations qui vous identifient, vous décrivent ou peuvent être liées à vous. Les informations personnelles vous concernant que nous collectons figurent dans la section intitulée "Quelles données personnelles traitons-nous ?" du présent avis de confidentialité. Nous collectons ces informations personnelles principalement auprès de vous en tant que candidat à l'emploi, mais d'autres sources peuvent être utilisées lorsque les lois applicables le permettent.

Vos données personnelles sont traitées par le groupe de sociétés M-Files et par des sous-traitants travaillant pour notre compte, par exemple des consultants en recrutement ou des services de paie et de comptabilité, dans le but d'évaluer les demandes d'emploi et d'organiser des entretiens avec les candidats. Nous avons conclu les accords nécessaires avec nos sous-traitants pour garantir la protection de vos données personnelles. Nous ne divulguerons pas vos données à des parties externes sans votre consentement.

Vos données personnelles peuvent être divulguées à nos filiales et sociétés affiliées, au propriétaire, copropriétaire ou opérateur ultérieur des services et à leurs conseillers dans le cadre d'une fusion, d'une consolidation, d'une restructuration, de la vente de la quasi-totalité des actions et/ou des actifs, ou dans le cadre d'une procédure de faillite ou d'une autre réorganisation de l'entreprise. Vos données personnelles peuvent être vendues, transférées ou partagées d'une autre manière dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition, d'une réorganisation ou d'une vente d'actifs ou en cas de faillite.

Under the CCPA you have certain rights in relation to your personal information and how it is processed by us.

You have the right to not receive discriminatory treatment in the exercise of your privacy rights under the CCPA.

Vous avez le droit de savoir quelles informations personnelles vous concernant ont été collectées et sont conservées par nous, comment elles sont collectées et comment elles sont divulguées. Vous pouvez demander la divulgation des informations que nous avons collectées et du traitement que nous avons fait de ces informations en soumettant une demande (demande de renseignements) à l'adresse [email protected]. Vous pouvez formuler une telle demande sous forme libre en indiquant que vous souhaitez savoir quelles sont les informations personnelles vous concernant que nous traitons. Afin de répondre à votre demande, la CCPA exige que nous vérifiions votre identité. Pour ce faire, les informations suivantes seront collectées auprès de vous :

  • your contact details;
  • a copy of your identification document issued by the relevant authority…

The copy of your identification document shall be submitted through a secure document sharing service, through a link that will be communicated to you by M-Files upon the receipt of your request. Upon the verification of your identity, the copy of your identification document shall be destroyed without undue delay.

You also have the right to request deletion of your personal information that we have collected. Requests to delete information can be communicated to us at [email protected] or through physical mail at the following address:

M-Files Inc.,
500 West 2nd Street, Suite 1850,
Austin, TX 78701
USA

De la même manière que nous nous conformons aux demandes visant à connaître les informations que nous traitons, nous devons vérifier votre identité. Votre identité lors de la soumission de demandes de suppression sera vérifiée comme décrit ci-dessus. En outre, les demandes d'effacement peuvent nous être communiquées sous forme libre, de la même manière que les demandes d'information.

You have the right to submit requests to know and requests to delete through an authorized agent. In order to ascertain that the agent is entitled to represent you in the submission of requests, we shall request such agent to produce a power of attorney or other such written document detailing the scope of the agent's representation of you in such matters.

Informations sur les contacts

Si vous avez des questions, des commentaires ou des préoccupations concernant le présent avis de confidentialité, votre vie privée en ce qui concerne l'utilisation des données personnelles, ou la protection des données personnelles que nous détenons à votre sujet, veuillez contacter :

Petra Rosvall
Maistraatinportti 1, 00240 Helsinki, Finlande
+358 44 978 2295
[email protected]

Nous nous efforçons de résoudre rapidement toute préoccupation que vous pourriez avoir.

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