Courtney Kunzig, expert-comptable, parle de l'automatisation dans la comptabilité
L'automatisation du travail de la connaissance est sur le point de remodeler de nombreux secteurs. C'est particulièrement vrai pour les services professionnels. Dans ce secteur, la connaissance est souvent le principal produit livrable.
Les travailleurs du secteur de la comptabilité traitent d'énormes quantités de données sur les clients. Ils gèrent également des informations sensibles et sont confrontés à des délais serrés. Les flux de travail, la sécurité et la conformité, la satisfaction des clients et la croissance de l'entreprise sont des priorités majeures pour ces professionnels.
M-Files Courtney Kunzig, responsable des solutions pour le secteur de la comptabilité, explique comment l'automatisation du travail de la connaissance permet aux comptables et autres professionnels de travailler plus intelligemment. Et travailler plus intelligemment signifie qu'ils peuvent se concentrer sur la création de valeur pour leurs clients et leurs entreprises.
Les défis de la comptabilité
Quels sont les besoins spécifiques des professionnels de la comptabilité en termes de travail de la connaissance ?
La sécurité et la conformité sont des questions essentielles qui resteront toujours d'actualité dans le secteur. Chaque entreprise a le devoir de protéger les informations de ses clients et de fournir des méthodes sûres pour partager, rassembler et stocker des informations sensibles sur les clients.
Le secteur de la comptabilité est fortement réglementé par ses propres organes de direction et par les agences gouvernementales.
Ces organismes de réglementation sont toujours à la recherche de moyens d'améliorer la profession et publient régulièrement de nouvelles règles, lignes directrices et normes, ce qui peut rendre difficile pour les comptables de se tenir au courant des changements.
Les systèmes d'automatisation du travail de la connaissance peuvent contribuer à la mise en place d'un environnement de sécurité solide dans la mesure où ils automatisent les contrôles de sécurité et réduisent le risque global pour l'entreprise. Ils peuvent appliquer de nouvelles règles à tous les objets sans interférer avec les opérations quotidiennes ou l'implication de l'utilisateur final.
Certaines des tâches administratives ou répétitives auxquelles les entreprises sont confrontées peuvent et doivent être automatisées. Par exemple, l'obligation réglementaire de conserver les documents pendant sept ans. L'examen et la purge peuvent être effectués automatiquement avec les bons systèmes en place. De même, l'automatisation des autorisations et des accès peut garantir que les données sensibles des clients sont protégées et que seuls les membres concernés de l'entreprise ont accès à ces données.
Les systèmes d'automatisation de bout en bout du travail de la connaissance améliorent la croissance des entreprises. Ils permettent aux entreprises d'offrir la même expérience à leurs clients dans le cadre de nombreuses missions. Cela protège et renforce la réputation de l'entreprise. Ils améliorent également la rapidité d'exécution - les comptables peuvent normaliser et reproduire les processus rapidement et systématiquement, ce qui leur permet d'en faire plus en utilisant de meilleures ressources. En outre, ces systèmes de bout en bout permettent davantage d'intégrations. Cela permet de gagner du temps et d'améliorer la précision des données en distribuant automatiquement les mêmes informations de base dans tous les systèmes.
Transformation numérique
Parlez de la façon dont l'automatisation de l'IA transforme la comptabilité.
Le secteur de la comptabilité est lent à changer ou à adopter les technologies émergentes. Cependant, les entreprises commencent à investir dans la modernisation de leurs opérations et de leurs plates-formes technologiques.
Les quatre grandes entreprises investissent des milliards de dollars dans la recherche et le développement de l'IA en prévision de l'effet de l'IA sur le secteur de la comptabilité. L'IA peut analyser de vastes ensembles de données à la recherche de critères spécifiques, d'anomalies et autres, ce qui permet aux professionnels d'identifier et de comprendre plus rapidement les informations pertinentes.
La capacité de l'IA à résumer les documents est également essentielle pour gagner du temps. Par exemple, au lieu qu'un comptable doive scanner des centaines de pages d'un document de bail commercial, l'IA peut rapidement les analyser et pointer les bonnes pages et lignes du document lors de l'examen.
L'IA renforcera également la sécurité et la conformité. Un exemple : L'IA peut expurger les clients sensibles tels que les numéros de sécurité sociale ou les numéros d'identification fiscale lors de l'analyse des données. Cela empêchera les utilisateurs non autorisés de consulter des informations sensibles. Cela peut s'avérer particulièrement utile pour prévenir la perte de données, car les cabinets comptables connaissent chaque année une forte rotation du personnel.
Comment voyez-vous l'automatisation du travail de la connaissance répondre aux besoins du secteur de la comptabilité ?
Nous devons commencer par informer les cabinets comptables sur la signification de cette nouvelle terminologie. L'automatisation du travail de la connaissance va au-delà de la gestion des documents et aide les comptables à automatiser les tâches administratives et répétitives afin qu'ils puissent se concentrer sur de nouvelles offres ou sur des domaines plus complexes d'une mission.
Les entreprises doivent ouvrir les yeux sur le potentiel de la mise en œuvre d'une plateforme d'automatisation du travail de la connaissance à mesure que le secteur évolue. Nous assistons à des pénuries de main-d'œuvre, à l'introduction de l'IA, à de nouvelles sources de revenus telles que les services de conseil aux clients et les réglementations en matière de rapports ESG, et bien plus encore. Les entreprises doivent trouver des moyens de suivre l'évolution du secteur qui les entoure. Elles subissent également une forte pression de la part de leurs clients pour qu'ils effectuent plus de travail plus rapidement. Elles doivent introduire la technologie pour répondre aux besoins croissants de leur clientèle afin de rester compétitives.
Qui bénéficie de l'automatisation des connaissances ?
Pensez-vous que certains types d'organisations comptables soient réceptifs à l'automatisation du travail de la connaissance ?
Absolument. La création d'équipes d'innovation ou d'équipes de transformation numérique en interne au sein des cabinets d'experts-comptables a connu une forte évolution. Ces équipes se consacrent tout au long de l'année à l'analyse des outils technologiques des cabinets et à l'identification des points à améliorer. Cela permet aux cabinets d'étudier, de rechercher et de mettre en œuvre de nouvelles technologies en fonction de leurs besoins, même pendant les saisons les plus chargées.
D'un autre côté, les services comptables internes ont beaucoup de documents, de factures et beaucoup de choses à suivre en général. Ils conservent également des informations sensibles telles que les données salariales. L'utilisation de l'automatisation du travail de la connaissance pour intégrer des contrôles de sécurité et gérer l'information est vraiment importante pour les services internes.
Quelles sont les fonctions et caractéristiques qui font de l'automatisation du travail de la connaissance un outil précieux pour les équipes comptables ?
De nombreuses fonctionnalités pourraient être utiles aux comptables. Par exemple, l'automatisation du travail de connaissance peut normaliser toutes les conventions d'appellation telles que client, mission, etc. Les informations sur les clients seront automatiquement étiquetées avec la même orthographe et la même ponctuation, ce qui élimine les problèmes tels que, par exemple, le classement de "M-Files and Co. " dans un dossier différent de "M-Files and Company ". Cela permet aux utilisateurs et aux systèmes de rester cohérents et de gagner du temps en garantissant une source unique de vérité.
La normalisation des documents à l'aide de modèles approuvés par l'entreprise et l'indexation aident le nouveau personnel à trouver des informations historiques sur les clients, ce qui, à son tour, accélère le démarrage d'une mission et améliore également la satisfaction des clients, qui n'ont pas à renvoyer des documents historiques ou à expliquer les mêmes concepts d'une année sur l'autre.
En outre, l'automatisation des flux de travail facilite la communication entre les services. Grâce aux flux de travail, les partenaires et les responsables peuvent demander du personnel pour une mission. Les RH recevront automatiquement la notification et affecteront le personnel. Les flux de travail peuvent inclure des documents et des objets, et ils se connectent à d'autres systèmes par le biais d'intégrations afin de minimiser les contacts manuels et de maximiser les tâches et les traitements automatisés. Il n'est pas nécessaire de risquer que la communication se perde dans une boîte de réception d'e-mails. Le fait de conserver toutes les informations en un seul endroit et de les automatiser constitue un avantage considérable.
Les métadonnées sont également idéales pour la gestion du contenu afin d'aider les autres à trouver facilement ce dont ils ont besoin. Les systèmes de gestion de contenu d'entreprise, alimentés par des métadonnées, fournissent une source unique de vérité, sans hiérarchie de dossiers à parcourir. Vous pouvez effectuer des recherches par contenu de document, par client, par mission ou par année, ce qui change la donne pour les comptables lorsqu'ils intègrent un nouveau cabinet ou un nouveau client.
Principaux enseignements pour les professionnels de la comptabilité
Citez trois choses que vous voulez que les personnes travaillant dans le secteur de la comptabilité sachent à propos de l'automatisation du travail de la connaissance.
L'avenir de la comptabilité semble très différent de ce que beaucoup d'entre nous auraient pu anticiper en 2018, maintenant que nous sommes en 2024. Les cabinets doivent prendre au sérieux les progrès de l'IA, car le paysage du recrutement, les attentes des clients, la réglementation et la technologie peuvent être plus incertains que jamais. Les cabinets d'expertise comptable doivent se préparer à augmenter leurs capacités en tirant parti de la technologie pour répondre à la demande.
Les entreprises désireuses de changer d'échelle par le biais de fusions-acquisitions ou de changements de propriété avec des PEG peuvent rendre ces transactions plus transparentes grâce à des plateformes technologiques qui se connectent facilement aux systèmes nouveaux et existants. Cela minimisera les difficultés liées à la gestion du changement.
Enfin, tout le monde peut bénéficier d'une sécurité et d'une conformité accrues, ce qui garantit la sécurité de vos informations avant toute formation approfondie des employés. Avec les bons contrôles de sécurité intégrés dans une plateforme d'automatisation du travail de la connaissance, vous pouvez être sûr que les mêmes processus sécurisés seront appliqués correctement à chaque fois, sans l'intervention de l'utilisateur final.
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