Integration von Dokumentenmanagement-Software erklärt
Bei Unternehmenssoftware geht es um Effizienz. Verschiedene Lösungen müssen miteinander "sprechen" können. Viele Geschäftsprozesse müssen Daten aus verschiedenen Softwareprogrammen integrieren oder mit ihnen interagieren. Wissensarbeiter müssen diese Prozesse abschließen können, ohne Daten erneut eingeben oder neu formatieren zu müssen.
ERP-, CRM, und Dokumentenverwaltungssysteme
Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme sind in Unternehmen, gemeinnützigen Organisationen und im öffentlichen Sektor weit verbreitet.
Effiziente ERPs helfen Wissensarbeitern in vielen Bereichen, von der Buchhaltung über die Personalabteilung bis hin zur Beschaffung. ERPs ermöglichen es ihnen, intelligenter zu arbeiten. ERPs sind die treibende Kraft bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen. In den letzten 30 Jahren waren sie auch ein wichtiger Faktor für die digitale Transformation und verbesserte Effizienz.
Beliebte ERPs sind:
- SAP
- NetSuite
- Microsoft Dynamics 365
Software für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) ist eine weitere gängige Informationstechnologie-Lösung. Sie verwalten Kundendaten, um den Erfolg von Vertrieb und Marketing zu unterstützen. Sie sind eine wichtige Triebkraft für die Automatisierung der Wissensarbeit und die Informationsautomatisierung im Technologiebereich.
Beliebte CRMs sind:
- Salesforce
- Microsoft Dynamics 365
- HubSpot
- Montag.com
Dokumentenverwaltungsprogramme sind in Unternehmen mit vielen dokumentenzentrierten Prozessen weit verbreitet. Zu diesen Organisationen gehören Rechts-, Dienstleistungs- und Ingenieurbüros. Die Art der verwendeten Dokumente reicht von Microsoft Word bis zu CAD-Dokumenten (Computer-Aided Design).
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwendet Metadaten, um das Auffinden, die Verwendung und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten für Wissensnutzer zu erleichtern. Man kann sie sich wie digitale Aktenschränke vorstellen, nur mit mehr Funktionen. Dokumentenmanagementsysteme helfen auch bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen.
Integration von Dokumentenmanagement-Software: Überlegungen und Vorteile
Bei der Integration werden Daten aus einem Softwareprogramm mit Daten aus anderen Programmen kombiniert. Unternehmensleiter sehen in der Datenintegration eine entscheidende Triebkraft für die Informationsautomatisierung.
Warum ist die Integration mit anderen Plattformen für das Dokumentenmanagement so wichtig? Für Unternehmen, die solche Lösungen nutzen, interagieren CRM, ERP und Wissensmanagement-Software auf vielfältige Weise.
CRMs erzeugen zum Beispiel mehr Dokumente, als Unternehmen verfolgen können. Dazu gehören Angebote, Präsentationen, Verträge, Bestellungen und E-Mails.
CRMs wie Salesforce und Microsoft Dynamics 365 optimieren das Kontaktmanagement und die Berichterstattung. Wenn es jedoch um die Verwaltung von Dokumenten geht, bevorzugen einige Unternehmen eine intelligente Lösung für die Dokumentenverarbeitung, die greifbare Vorteile bietet, die über die integrierten Funktionen zur elektronischen Speicherung von Dateien hinausgehen.
Spezialisierte Lösungen, wie z. B. Cloud-Dokumentenmanagement-Software-Systeme, eignen sich oft besser für dokumentenzentrierte Prozesse. Sie verwenden eine metadatengesteuerte Dokumentenverwaltungsmethode, die die Produktivität steigert und das Informationschaos beseitigt.
Mit Kontrollfunktionen wie granularen Berechtigungseinstellungen schützt die Dokumentenmanagement-Software die Sicherheit von Dokumenten. Sie hilft auch bei der Einhaltung von Vorschriften.
Dokumentenmanagement-Software Integration mit CRM
In einem einzigen Geschäftsprozess können mehrere Softwareprogramme zum Einsatz kommen. Grundlegende Integrationen sorgen dafür, dass die Mitarbeiter beim Wechsel zwischen den Systemen keine Daten erneut eingeben müssen. Anspruchsvolle Integrationen ermöglichen es den Benutzern, Aufgaben innerhalb einer einzigen Benutzeroberfläche zu erledigen. Dies würde normalerweise das Navigieren zwischen mehreren Anwendungen erfordern.
Integrationen verbessern den Überprüfungsprozess des Dokumentenmanagementsystems jeder Organisation. Jeder Anbieter von Qualitätssoftware sollte die Integration mit einem bevorzugten CRM anbieten.
Unternehmen, die Salesforce nutzen, sollten sicherstellen, dass Inhalte in Salesforce leicht gefunden, abgerufen und über das gesamte digitale Dokumentenmanagementsystem verwaltet werden können. Eine solche Integration macht das Auffinden von Dokumenten einfach.
Zukunftsorientierte Unternehmen sollten sicherstellen, dass Integrationen in alle Richtungen funktionieren. End-to-End-Lösungen für das Dokumentenmanagement ermöglichen es den Benutzern, Inhalte aus einem System und mit Daten aus anderen Systemen und Repositories anzuzeigen und zu ändern. Und dies sollte innerhalb der Salesforce-Benutzeroberfläche geschehen.
Integration von Dokumentenmanagement-Software mit ERP
Wie CRMs sind auch ERPs oft kein optimales digitales Ablagesystem. Spezialisierte Verwaltungssoftware bietet eine ganze Reihe von Funktionen zur Dokumentenverwaltung.
ERP-Anwender, die dokumentenzentrierte Prozesse in Angriff nehmen, sollten darauf achten, dass die von ihnen gewählte Dokumentenmanagement-Software Top-Level-Integrationen bietet. Auf diese Weise können sie die Dokumentenmanagementlösung nutzen, um Dokumente für das ERP-System wie vorgesehen zu speichern.
FAQ
Welchen Nutzen haben Wissensarbeiter vom Dokumentenmanagement?
Dokumentenverwaltungssysteme ermöglichen Kostensenkungen und Produktivitätssteigerungen für Unternehmen.
Darüber hinaus sparen Dokumentenmanagementlösungen den Mitarbeitern in allen Bereichen der Wissensarbeit Zeit. Wissensarbeiter verbringen weniger Zeit mit alltäglichen oder sich wiederholenden Aufgaben. Dokumentenverwaltungssoftware reduziert auch menschliche Fehler. Dadurch bleibt mehr Zeit, um sich auf anspruchsvolles Denken und komplexe Problemlösungen zu konzentrieren.
Was ist ein kontrolliertes Dokument?
Ausreichende Dokumentenkontrollmechanismen, wie z. B. rollenbasierte Berechtigungen, sind eine wichtige Sicherheitsmaßnahme zum Schutz sensibler Dokumente vor Datenmissbrauch. Dokumentenkontrollsoftware stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer Zugang zu jeder Datei haben. Und wie? Durch Beschränkung des Zugriffs auf Dokumente. Der Zugriff kann auf der Grundlage von Rollen, Gruppen oder den Metadaten des Dokuments erfolgen.
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