CPA Courtney Kunzig bespricht Automatisierung in der Buchhaltung
Die Automatisierung von Wissensarbeit ist im Begriff, mehrere Branchen umzugestalten. Dies gilt insbesondere für professionelle Dienstleistungen. In diesem Sektor ist Wissen oft das wichtigste Gut.
Beschäftigte in der Buchhaltung bearbeiten riesige Mengen von Kundendaten. Außerdem verwalten sie sensible Informationen und müssen enge Fristen einhalten. Arbeitsabläufe, Sicherheit und Compliance, Kundenzufriedenheit und Unternehmenswachstum haben für diese Fachleute höchste Priorität.
M-Files Courtney Kunzig, Accounting Industry Solutions Manager, erläutert, wie die Automatisierung von Wissensarbeit Buchhaltern und anderen professionellen Dienstleistern hilft, intelligenter zu arbeiten. Und intelligenteres Arbeiten bedeutet, dass sie sich auf die Wertschöpfung für ihre Kunden und Unternehmen konzentrieren können.
Herausforderungen im Rechnungswesen
Welche besonderen Bedürfnisse haben Fachleute im Rechnungswesen in Bezug auf Wissensarbeit?
Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften sind von großer Bedeutung und werden für die Branche immer relevant sein. Jedes Unternehmen hat die Pflicht, die Daten seiner Kunden zu schützen und sichere Methoden für die Weitergabe, Erfassung und Speicherung sensibler Kundendaten bereitzustellen.
Die Rechnungslegungsbranche wird von ihren eigenen Gremien sowie von staatlichen Stellen stark reguliert.
Diese Aufsichtsbehörden sind ständig auf der Suche nach Möglichkeiten zur Verbesserung des Berufsstandes und geben regelmäßig neue Regeln, Leitlinien und Standards heraus, was es für Buchhalter schwierig machen kann, mit den Veränderungen Schritt zu halten.
Systeme zur Automatisierung der Wissensarbeit können dazu beitragen, eine robuste Sicherheitsumgebung zu schaffen, indem sie Ihre Sicherheitskontrollen automatisieren und das allgemeine Geschäftsrisiko verringern. Sie können neue Regeln auf alle Objekte anwenden, ohne den täglichen Betrieb oder die Beteiligung der Endbenutzer zu beeinträchtigen.
Einige der administrativen oder sich wiederholenden Aufgaben, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, können und sollten automatisiert werden. Zum Beispiel die gesetzliche Vorschrift, Dokumente sieben Jahre lang aufzubewahren. Die Überprüfung und Löschung kann mit den richtigen Systemen automatisch durchgeführt werden. In ähnlicher Weise kann durch die Automatisierung von Berechtigungen und Zugriffsrechten sichergestellt werden, dass sensible Kundendaten geschützt sind und nur die zuständigen Mitarbeiter der Firma Zugang zu ihnen haben.
End-to-End-Automatisierungssysteme für die Wissensarbeit verbessern das Unternehmenswachstum. Sie ermöglichen es den Unternehmen, bei zahlreichen Kundenaufträgen stets dieselbe Kundenerfahrung zu bieten. Dies schützt und stärkt den Ruf des Unternehmens. Außerdem wird die Liefergeschwindigkeit erhöht: Die Buchhalter können Prozesse schnell und systematisch standardisieren und wiederholen, so dass sie mehr leisten können, da sie bessere Ressourcen nutzen. Außerdem ermöglichen diese End-to-End-Systeme mehr Integrationen. Dies spart Zeit und verbessert die Datengenauigkeit, da dieselben Stammdaten automatisch über alle Systeme verteilt werden.
Digitale Transformation
Sprechen Sie darüber, wie die KI-Automatisierung die Buchhaltung verändert.
Die Buchhaltungsbranche verändert sich nur langsam und nimmt neue Technologien nur langsam an. Die Unternehmen beginnen jedoch, in die Modernisierung von Abläufen und Technologien zu investieren.
Die Big Four investieren Milliarden von Dollar in die KI-Forschung und -Entwicklung in Erwartung der Auswirkungen von KI auf die Buchhaltungsbranche. KI kann große Datensätze auf bestimmte Kriterien, Anomalien und mehr analysieren, so dass Fachleute relevante Informationen schneller erkennen und verstehen können.
Die Fähigkeit der KI, Dokumente zusammenzufassen, ist ebenfalls entscheidend für die Zeitersparnis. Anstatt dass ein Buchhalter Hunderte von Seiten eines gewerblichen Mietvertrags einscannen muss, kann KI diese schnell analysieren und bei der Überprüfung auf die richtigen Seiten und Zeilen des Dokuments verweisen.
KI wird auch die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften verbessern. Ein Beispiel: KI kann sensible Daten wie Sozialversicherungsnummern oder Steuernummern bei der Analyse von Daten unkenntlich machen. Dadurch wird verhindert, dass nicht autorisierte Benutzer sensible Informationen einsehen können. Dies kann besonders wichtig sein, um Datenverluste zu verhindern, da Buchhaltungsunternehmen jedes Jahr eine hohe Mitarbeiterfluktuation verzeichnen.
Wie kann die Automatisierung von Wissensarbeit Ihrer Meinung nach den Bedürfnissen der Buchhaltungsbranche gerecht werden?
Wir müssen damit beginnen, die Wirtschaftsprüfungsunternehmen darüber aufzuklären, was diese neue Terminologie bedeutet. Die Automatisierung der Wissensarbeit geht über das Dokumentenmanagement hinaus und unterstützt die Wirtschaftsprüfer bei der Automatisierung administrativer und sich wiederholender Aufgaben, damit sie sich auf neue Angebote oder komplexere Bereiche eines Auftrags konzentrieren können.
Unternehmen müssen die Augen für das Potenzial der Implementierung einer Plattform zur Automatisierung von Wissensarbeit öffnen, da sich die Branche verändert. Wir erleben einen Arbeitskräftemangel, die Einführung von KI, neue Einnahmequellen wie Kundenberatung und ESG-Berichtsvorschriften und vieles mehr. Die Unternehmen müssen Wege finden, um mit der sich verändernden Branche Schritt zu halten. Außerdem sehen sie sich einem erheblichen Druck von Seiten der Kunden ausgesetzt, mehr Arbeit schneller zu erledigen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen sie Technologien einführen, die den wachsenden Anforderungen ihres Kundenstamms gerecht werden.
Wer profitiert von Wissensautomatisierung?
Sehen Sie irgendwelche Arten von Buchhaltungsorganisationen, die für die Automatisierung von Wissensarbeit empfänglich sind?
Ganz genau. In den Wirtschaftsprüfungsunternehmen werden zunehmend Innovationsteams oder Teams für digitale Transformation gebildet. Diese Teams widmen sich das ganze Jahr über der Analyse der technischen Ausstattung der Unternehmen und der Ermittlung von Verbesserungsmöglichkeiten. Auf diese Weise können die Unternehmen neue Technologien prüfen, erforschen und implementieren, wenn sie es für richtig halten, auch in den arbeitsintensiveren Jahreszeiten.
Auf der anderen Seite haben interne Buchhaltungsabteilungen so viele Dokumente, so viele Rechnungen und ganz allgemein viel zu verfolgen. Sie verwalten auch sensible Informationen wie Gehalts- und Lohnabrechnungsdaten. Die Nutzung der Automatisierung von Wissensarbeit zur Einbindung von Sicherheitskontrollen und zur Verwaltung von Informationen ist für interne Abteilungen sehr wichtig.
Welche Funktionen und Merkmale machen die Automatisierung von Wissensarbeit zu einem wertvollen Werkzeug für Buchhaltungsteams?
Es gibt so viele Funktionen, von denen Buchhalter profitieren können. Zum Beispiel kann die Automatisierung von Wissensarbeit alle Namenskonventionen wie Mandant, Auftrag usw. standardisieren. Kundeninformationen werden automatisch mit der gleichen Schreibweise und Zeichensetzung versehen, so dass Probleme wie z. B. das Einsortieren von "M-Files und Co." in einen anderen Ordner als "M-Files und Company" vermieden werden. Auf diese Weise bleiben Benutzer und Systeme konsistent und sparen Zeit, da eine einzige Quelle der Wahrheit gewährleistet ist.
Die Standardisierung von Dokumenten über von der Firma genehmigte Vorlagen und Indizierungen hilft neuen Mitarbeitern, historische Informationen über Kunden zu finden, was wiederum die Geschwindigkeit der Auftragsvergabe erhöht und die Kundenzufriedenheit verbessert - die Kunden müssen nicht jedes Jahr dieselben Konzepte erklären oder historische Dokumente erneut versenden.
Außerdem erleichtert die Workflow-Automatisierung die Kommunikation zwischen den Abteilungen. Mit Workflows können Partner und Manager Personal für einen Auftrag anfordern. Die Personalabteilung erhält die Benachrichtigung automatisch und weist das Personal zu. Workflows können Dokumente und Objekte enthalten und über Integrationen mit anderen Systemen verbunden werden, um den manuellen Kontakt zu minimieren und die automatisierten Aufgaben und die Verarbeitung zu maximieren. Es besteht keine Gefahr mehr, dass die Kommunikation im E-Mail-Posteingang verloren geht. Alle Informationen an einem Ort zu haben und sie zu automatisieren, ist ein großer Vorteil.
Metadaten sind auch ideal für die Verwaltung von Inhalten, da sie anderen helfen, das Gesuchte leicht zu finden. Content-Management-Systeme für Unternehmen, die auf Metadaten basieren, bieten eine einzige Quelle der Wahrheit, ohne dass eine Ordnerhierarchie durchlaufen werden muss. Sie können nach Dokumentinhalt, Kunde, Auftrag oder Jahr suchen - ein entscheidender Vorteil für Buchhalter, wenn sie ein neues Unternehmen oder einen neuen Kunden betreten.
Die wichtigsten Erkenntnisse für Buchhaltungsfachleute
Nennen Sie drei Dinge, die die Menschen in der Buchhaltungsbranche über die Automatisierung von Wissensarbeit wissen sollten.
Die Zukunft der Buchhaltung sieht ganz anders aus, als viele von uns im Jahr 2018 erwartet haben, denn wir schreiben das Jahr 2024. Kanzleien müssen KI-Fortschritte ernst nehmen, da die Einstellung von Mitarbeitern, die Erwartungen der Mandanten, die Regulierung und die Technologie unsicherer denn je sein könnten. Wirtschaftsprüfungsunternehmen müssen mit erhöhten Kapazitäten vorbereitet sein, indem sie Technologien nutzen, um die Nachfrage zu befriedigen.
Unternehmen, die an einer Skalierung durch Fusionen und Übernahmen oder an Eigentümerwechseln mit PEGs interessiert sind, können diese Transaktionen mit Technologieplattformen, die sich leicht mit neuen und alten Systemen verbinden lassen, nahtloser gestalten. Dadurch werden viele der mit dem Änderungsmanagement einhergehenden Schwierigkeiten minimiert.
Und schließlich kann jeder von der verbesserten Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften profitieren, da die Sicherheit Ihrer Informationen bereits vor der umfangreichen Schulung der Mitarbeiter gewährleistet ist. Mit den richtigen Sicherheitskontrollen, die in eine Plattform zur Automatisierung von Wissensarbeit eingebettet sind, können Sie sich darauf verlassen, dass dieselben sicheren Prozesse jedes Mal korrekt angewendet werden, ohne dass der Endbenutzer eingreifen muss.
